Whistleblowing
Uno degli obiettivi principali del gruppo RBI è la promozione di una cultura della conformità che ci consenta di lavorare in un'organizzazione sicura ed eticamente corretta. Ciò include la segnalazione di qualsiasi potenziale violazione del Codice etico o dei requisiti normativi.
Affrontare gli illeciti è essenziale per la sicurezza e lo sviluppo della nostra azienda ed è responsabilità sia dei membri del personale che dei terzi (clienti, fornitori, partner commerciali). Tuttavia, sollevare apertamente questioni difficili non piace a tutti, per varie e valide ragioni. Per questo motivo, abbiamo introdotto un nuovo programma di whistleblowing che offre diversi modi per segnalare una violazione, tra cui la possibilità di effettuare segnalazioni in forma anonima.
Desideriamo fornirvi alcune indicazioni per un uso corretto di questi canali di segnalazione.
Cosa dovete segnalare
Violazioni di legge o del nostro codice etico, come corruzione e concussione, sospetti di riciclaggio di denaro e violazioni di regimi di sanzioni finanziarie, frodi e furti, conflitti di interesse, violazioni della legge sulla vigilanza dei titoli, molestie sul lavoro, mobbing, discriminazione o mancata protezione dei dati personali. (si prega di notare che questo è un elenco non esaustivo di esempi)
Importante: non utilizzare questo canale per i reclami dei clienti, ma utilizzare gli appositi canali di gestione dei reclami presenti nella dedicata pagina web.
COME SI PUÒ SEGNALARE
Le suddette violazioni possono essere segnalate attraverso tre distinti canali, così come stabilito dal D. Lgs. n. 24 del 2023:
· il canale di segnalazione interno;
· il canale di segnalazione esterno (ANAC);
· la divulgazione pubblica.
Il canale di segnalazione interno può essere attivato via:
Scansionate il codice QR con la fotocamera del vostro telefono o con un lettore di codici QR per accedere al nostro portale whistleblowing.
Aiuterete i nostri investigatori e accorcerete notevolmente la durata dell'indagine attenendovi ai seguenti principi e fornendo il materiale di supporto pertinente.
Vi chiediamo di fornire:
- una descrizione chiara e concisa del problema (evitate affermazioni generiche come "si tratta di una frode" e fornite quanti più dettagli possibili per spiegare la vostra percezione;
- (se disponibili) copie di qualsiasi documento pertinente, ottenuto legalmente, come e-mail, registrazioni telefoniche, messaggi di testo, registri di attività, note di riunione, immagini, lettere o scansioni relative alla vostra segnalazione;
- (se applicabile) elenchi di nomi e numeri di telefono di altri potenziali testimoni che possano sostenere la vostra dichiarazione.
Procedura
Il processo di denuncia del potenziale illecito è il più semplice possibile. A seconda della segnalazione, un investigatore della Compliance o un investigatore del Group Audit esaminerà la segnalazione entro 48 ore.
Il tempo di indagine varia a seconda della complessità del caso. Durante l'indagine, è sempre possibile comunicare con l'investigatore attraverso lo stesso canale con cui è stata presentata la segnalazione.
Proteggiamo la tua identita’
Per le segnalazioni anonime utilizziamo una piattaforma fornita da Whispli, uno stimato fornitore di strumenti per il whistleblowing. Whispli è stato sviluppato da un whistleblower aziendale che ha scoperto una frode da 20 milioni di dollari nella sua azienda.
Whispli protegge la vostra identità fornendo i più alti standard di sicurezza dei dati e rendendo l'intero processo completamente anonimo (i dati di base come l'indirizzo IP dell'utente o la proprietà dei documenti dei file caricati non ci vengono trasmessi). L'utente ha il pieno controllo di ciò che invia.
Principi di segnalazione
Tutti noi dobbiamo garantire azioni tempestive e coerenti contro le violazioni del nostro Codice Etico. Tuttavia, in alcune situazioni è difficile sapere se si è verificata una violazione. È necessario tenere presente quanto segue: